ELERSIEN SUKUSEURA RY
Yleisestä tietosuoja-asetuksesta
Uusi tietosuoja-asetus nimeltään General Data Protection (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018. Asetusta sovelletaan kaikkiin organisaatioihin, jotka käsittelevät henkilötietoja eli koskee myös yhdistyksiä. Asetus lähtee ajatuksesta, että jäsenillä on oikeus päättää omista tiedoistaan ja omien henkilötietojen käytöstä. Henkilötietojen käsittely tarkoittaa henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamistaaik, joten kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet ovat henkilötietojen käsittelyä. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Elersien sukuseura ry:n jäsentiedot hankitaan ja mitä jäsenrekisteriin on kirjattu, mihin tietoja voidaan käyttää, millä tavalla tiedot suojataan sekä jäsenen oikeudesta tarkistaa ja muuttaa tietoja.
Tietosuojaseloste julkaistaan Elersien kotisivuilla https://elers.fi.
TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Laadittu 18.8.2018
1. Rekisterinpitäjä
Elersien sukuseura ry
Sukukokouksen valitsema puheenjohtaja
sähköposti: elersien.sukuseura@gmail.com
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimetään hallituksen järjestäytymiskokouksen yhteydessä
3. Rekisterin nimi
Elersien sukuseura ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Jäsenyyden hoitaminen/ Henkilötietolaki 8§
– Tiedottaminen jäsenille ja Elers-viestin postitus
– Jäsenrekisterin ylläpitäminen
– Jäsenmaksulaskutus ja jäsenmaksujen seuranta
5. Jäsenrekisterin tietosisältö
Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.
Jäsenen
– nimi
– yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
– sukutaulun numero
– viestintään liittyvät toivomukset (sähköposti/paperiposti)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenet ilmoittavat itse henkilötietonsa ilmoittautuessaan jäseniksi ja muuttaessaan tietojaan. Jäsenten tulee oma-aloitteisesti tehdä muutokset, jotka jäsenen on tehtävä joko sähköpostitse kirjallisesti tai käyttämällä sukuseuran kotisivujen lomakkeita. Osoitetietojen tarkistuksiin käytetään tarvittaessa myös julkisia tietolähteitä, kuten Väestörekisterikeskuksen ja Fonecta Oy:n osoitepalvelua.
Elers-suvusta on painettu sukukirja 1999 (Satakunnan Painotuote Oy). Sukutietoja ylläpidetään jäsentiedoista erillisenä Excel-tiedostona, jonka ylläpidosta hallitus nimeää vastuuhenkilön. Jokaiselle Elers-sukuun kuuluvalle annetaan sukutaulun numero, joka kertoo, mihin sukuhaaraan ja perheeseen hän kuuluu. Sukukirjan muutostiedot julkaistaan digitaalisena tallenteena, joka on jäsenten vapaasti ostettavissa. Muutostiedot annetaan kirjallisena vastuuhenkilölle.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Sukuseuran jäsenrekisteriä ylläpitää sukuseuran hallituksen jäsen tai toimihenkilö kulloinkin toimivan hallituksen päätöksen mukaisesti. Jäsenrekisteri on Excel-muotoinen tiedosto.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Suojaus ulkopuolisilta:
Jäsentiedot on tallennettu rekisterinpitäjän yhteyshenkilön tietokoneen kovalevylle ja ulkoiseen muistiin Excel-muodossa. Yhteyshenkilö huolehtii käyttämänsä tietokoneen tietoturvan ylläpitämisestä.
Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Elersien sukuseura ry:n käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia. yhteydessä. Rekistein käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä
pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla Käyttöoikeuden myöntää yhdistyksen hallitus jäsenasioiden hoitamiseksi.
Käyttöoikeudet organisaation sisällä:
Jäsenrekisterin pääkäyttäjä on hallituksen nimeämä yhteys- tai muu henkilö. Pääkäyttäjällä on oikeus muuttaa tietoja jäsenen ilmoittaessa muutoksista. Rahastonhoitaja vie pankkitilille kertyneet jäsenmaksut rekisteriin ja voi tehdä maksujen kertymisestä yhteenvetoja.
10. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkastaa jäsenrekisterissä olevat omat tietonsa. Pyyntö tietojen tarkastamisesta on tehtävä sähköpostilla elersien.sukuseura@gmail.com, tai puhelimitse rekisterin ylläpitäjältä. Tietojaan tarkistavan on selvitettävä henkilöllisyytensä kertomalla nimensä, osoitteensa ja syntymävuotensa.
Tietoja voidaan oikaista, poistaa tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai jäsenen vaatimuksesta sekä rekisterinpitäjän toimesta jäsensuhteen loppumisen vuoksi.
12. Kielto-oikeus ja tietojen poisto
Jäsenrekisteriin merkityllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä itselleen jäsenyyden hoitoon liittyviä tiedotteita.
Jäsensuhteen päättyessä jäsenen kaikki tiedot poistetaan lopullisesti rekisteristä. Nämä poistot tehdään jäsenrekisterin päivityksen yhteydessä. Jos rekisterissä on vääriä tietoja jäsenistä, sen voi korjata ottamalla yhteyttä edellisessä pykälässä ilmoitetulla tavalla.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenrekisterin käyttöoikeudet rekisterinpitäjänä myöntää Elersien sukuseura ry:n hallitus.